Eigene Rechnung schreiben – so gelingt’s!

Möchten Sie Ihre erste eigene Rechnung schreiben und wissen nicht genau, worauf es ankommt? Erfahren Sie hier, wie Sie dabei korrekt und rechtssicher vorgehen!

Das Schreiben einer eigenen Rechnung ist für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer ein grundlegender Bestandteil des Geschäftsalltags. Eine korrekte Rechnung ist nicht nur Voraussetzung für eine reibungslose Bezahlung, sondern auch für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Schritt für Schritt eine professionelle und rechtssichere Rechnung erstellen, welche Pflichtangaben Sie beachten müssen und welche Tools Ihnen die Arbeit erleichtern.

Warum ist eine korrekte Rechnung so wichtig?

Eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung ist weit mehr als nur eine Zahlungsaufforderung. Sie dient als Nachweis für erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren, ist Grundlage für die Buchhaltung und wird vom Finanzamt im Rahmen der Steuerprüfung verlangt. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können zu Zahlungsverzögerungen, Nachfragen von Kunden und sogar zu Problemen mit dem Finanzamt führen.

Die gesetzlichen Pflichtangaben auf einer Rechnung

Das deutsche Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) schreibt vor, welche Angaben auf einer Rechnung zwingend enthalten sein müssen. Diese Pflichtangaben gelten unabhängig davon, ob Sie als Einzelunternehmer, Freiberufler, Kleinunternehmer oder GmbH tätig sind. Folgende Angaben sind unerlässlich:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers (Ihr Unternehmen)
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (Ihr Kunde)
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Produkte bzw. Umfang und Art der erbrachten Leistungen
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum)
• Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz und ausgewiesener Umsatzsteuerbetrag
• Brutto-Betrag (Gesamtsumme inkl. Umsatzsteuer)
• Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung (z. B. bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG)
• Zahlungsziel (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“)
• Bankverbindung für die Überweisung

Achtung: Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland verpflichtend eingeführt. Unternehmen müssen dann E-Rechnungen ausstellen, die bestimmte technische Anforderungen erfüllen.

Sonderfall: Kleinbetragsrechnung

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro brutto gelten vereinfachte Vorschriften. Hier müssen nicht alle oben genannten Angaben enthalten sein. Es reicht, wenn folgende Informationen aufgeführt werden:

• Name und Anschrift des Rechnungsstellers
• Ausstellungsdatum
• Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder erbrachten Leistungen
• Bruttobetrag und Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)

Sonderfall: Rechnung als Privatperson

Auch Privatpersonen dürfen unter bestimmten Voraussetzungen Rechnungen schreiben, etwa bei gelegentlichen Verkäufen oder Dienstleistungen. Wichtig ist, dass Sie keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen und Ihre Einnahmen in der Steuererklärung angeben müssen. Die Rechnung muss trotzdem die wichtigsten Pflichtangaben enthalten.

Rechnung schreiben – Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Professionelles Layout wählen

Verwenden Sie eine klare, übersichtliche Struktur. Das Wort „Rechnung“ sollte gut sichtbar am Anfang stehen. Fügen Sie Ihr Firmenlogo und Ihre Kontaktdaten hinzu, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.

2. Absender- und Empfängerdaten eintragen

Oben links oder rechts stehen Ihre Adresse und die des Kunden. Achten Sie auf die korrekte Schreibweise und vollständige Angaben, insbesondere bei Geschäftskunden.

3. Rechnungsnummer und Datum vergeben

Jede Rechnung benötigt eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. Diese hilft Ihnen und Ihrem Kunden, die Rechnung eindeutig zuzuordnen. Das Ausstellungsdatum ist ebenfalls Pflicht.

4. Beschreibung der Leistung oder Lieferung

Listen Sie detailliert auf, welche Produkte oder Leistungen Sie erbracht haben. Geben Sie Mengen, Stückpreise und ggf. Zeiträume an. Je genauer die Angaben, desto weniger Rückfragen entstehen.

5. Netto-Betrag, Umsatzsteuer und Brutto-Betrag ausweisen

Geben Sie den Nettobetrag, den angewendeten Umsatzsteuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) sowie den Umsatzsteuerbetrag an. Der Bruttobetrag ist die Summe, die Ihr Kunde letztlich zahlen muss.

6. Zahlungsbedingungen und Bankverbindung angeben

Formulieren Sie ein klares Zahlungsziel (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“). Geben Sie Ihre Bankverbindung an, damit der Kunde weiß, wohin das Geld überwiesen werden soll.

7. Hinweise und ergänzende Angaben

Falls Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, fügen Sie den Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ hinzu. Auch Skonti, Rabatte oder Hinweise auf Eigentumsvorbehalt können sinnvoll sein.

Beispiel für den Aufbau einer Rechnung

Max Mustermann
Musterstraße 1
12345 Musterstadt

Rechnungsempfänger:
Firma Beispiel GmbH
Beispielweg 2
54321 Beispielstadt

Rechnung Nr.: 2025-001
Rechnungsdatum: 06.06.2025
Leistungsdatum: 05.06.2025

Leistungsbeschreibung:

• Webdesign für Firmenhomepage, 10 Stunden à 80,00 € = 800,00 €

Nettobetrag: 800,00 €
zzgl. 19 % MwSt.: 152,00 €
Bruttobetrag: 952,00 €

Zahlbar bis: 20.06.2025
Bankverbindung: IBAN DE12 3456 7890 1234 5678 90

Vielen Dank für Ihren Auftrag!

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Wenn Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UStG tätig sind, dürfen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Ihre Rechnung enthält dann nur den Nettobetrag und den Hinweis auf die Steuerbefreiung. Beispiel:

Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Rechnung manuell oder per Software erstellen?

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, eine Rechnung zu schreiben:

• Manuell mit Word oder Excel: Besonders für Einsteiger geeignet, aber fehleranfällig und aufwendig bei vielen Rechnungen. Sie müssen selbst auf die Einhaltung der Pflichtangaben und die fortlaufende Nummerierung achten.
• Vorlagen aus dem Internet: Viele Anbieter stellen kostenlose Rechnungsvorlagen zur Verfügung, die Sie individuell anpassen können. Achten Sie darauf, dass alle Pflichtangaben enthalten sind.
• Rechnungsprogramme und Online-Tools: Moderne Softwarelösungen bieten zahlreiche Vorteile: Automatische Nummerierung, rechtssichere Vorlagen, Verwaltung von Kundendaten und oft auch die Möglichkeit, E-Rechnungen zu erstellen. Gerade mit Blick auf die E-Rechnungspflicht ab 2025 empfiehlt sich die Nutzung eines professionellen Tools.

Elektronische Rechnung (E-Rechnung): Was ändert sich ab 2025?

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Das bedeutet, dass Rechnungen künftig in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) erstellt und versendet werden müssen. PDF-Rechnungen gelten dann nicht mehr als echte E-Rechnungen.

Vorteile der E-Rechnung:

• Schnellere Verarbeitung und Zahlung
• Weniger Fehlerquellen
• Einfache Archivierung und Nachverfolgung

Tipp: Prüfen Sie rechtzeitig, ob Ihre Software E-Rechnungen erstellen kann und informieren Sie sich über die neuen gesetzlichen Anforderungen.

Rechnung versenden: Per Post, E-Mail oder digital?

Sie können Ihre Rechnung klassisch per Post, als PDF per E-Mail oder künftig als E-Rechnung versenden. Wichtig ist, dass die Rechnung beim Kunden ankommt und alle Pflichtangaben enthält. Für die elektronische Übermittlung empfiehlt sich die Umwandlung in ein nicht veränderbares Format (z. B. PDF), sofern noch keine E-Rechnungspflicht besteht.

Aufbewahrungspflicht und Archivierung

Rechnungen müssen in Deutschland mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden – sowohl in Papierform als auch digital. Achten Sie darauf, dass Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Rechnungen haben, falls das Finanzamt eine Prüfung durchführt.

Häufige Fehler beim Rechnung schreiben – und wie Sie sie vermeiden

• Fehlende oder doppelte Rechnungsnummer
• Unvollständige Angaben zu Leistung oder Lieferzeitpunkt
• Falscher oder fehlender Umsatzsteuersatz
• Kein Hinweis auf Kleinunternehmerregelung
• Unklare Zahlungsbedingungen
• Fehlerhafte Bankverbindung

Tipp: Nutzen Sie Checklisten oder professionelle Rechnungssoftware, um Fehler zu vermeiden und stets rechtssichere Rechnungen zu erstellen.

Fazit: So gelingt Ihre eigene Rechnung

Das Schreiben einer eigenen Rechnung ist mit etwas Übung und den richtigen Hilfsmitteln kein Hexenwerk. Achten Sie auf die gesetzlichen Pflichtangaben, wählen Sie ein professionelles Layout und nutzen Sie – insbesondere ab 2025 – die Möglichkeiten der E-Rechnung. Mit einer übersichtlichen, rechtssicheren Rechnung sorgen Sie für zufriedene Kunden und einen reibungslosen Geschäftsablauf.

Praktische Tipps zum Abschluss

• Überprüfen Sie jede Rechnung vor dem Versand auf Vollständigkeit und Richtigkeit.
• Fügen Sie bei Bedarf individuelle Hinweise hinzu, etwa zu Skonti oder Mahngebühren.
• Nutzen Sie die Vorteile digitaler Tools und bereiten Sie sich frühzeitig auf die E-Rechnungspflicht vor.
• Archivieren Sie alle Rechnungen systematisch, um im Falle einer Steuerprüfung gerüstet zu sein.

Mit diesen Informationen und einer klaren Struktur gelingt Ihnen das Schreiben Ihrer eigenen Rechnung garantiert – professionell, rechtssicher und kundenfreundlich.