Wie viele Mahnungen bevor das Inkasso eingeschaltet wird?

Wie oft müssen Mahnungen gesendet werden, bevor ein Inkassounternehmen eingeschaltet wird? Kennen Sie die aktuellen gesetzlichen Regelungen?

Bevor ein Inkassounternehmen mit der Eintreibung einer offenen Forderung beauftragt wird, ist es üblich, dass der Gläubiger zunächst selbst Mahnungen an den Schuldner sendet.

Doch wie viele Mahnungen müssen eigentlich verschickt werden, bevor ein Inkassoverfahren eingeleitet werden kann?

Gesetzliche Regelung zu Mahnungen

Rein rechtlich ist in Deutschland nur eine Mahnung erforderlich, um einen Schuldner in Verzug zu setzen. Laut § 286 Abs. 1 BGB tritt Verzug automatisch ein, wenn der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht zahlt. Eine gesetzliche Pflicht, mehrere Mahnungen zu versenden, besteht also nicht.

Trotzdem ist es in der Praxis üblich, dem Schuldner vor Beauftragung eines Inkassounternehmens noch eine weitere Zahlungserinnerung zukommen zu lassen. Dies geschieht aus Kulanz und um dem Schuldner noch einmal Gelegenheit zur Erfüllung seiner Zahlungsverpflichtung zu geben.

Mahnverfahren bei Privatpersonen

Handelt es sich beim Schuldner um eine Privatperson, so werden in der Regel zwei oder drei Mahnschreiben versandt, bevor die Forderung an ein Inkassounternehmen abgegeben wird:

• 1. Mahnung: Zahlungserinnerung, häufig auch als freundliche Erinnerung formuliert
• 2. Mahnung: Erneute Aufforderung zur Zahlung, jetzt mit konkreter Zahlungsfrist (z.B. 7 Tage)
• 3. Mahnung: Letzte Zahlungsaufforderung vor Beauftragung eines Inkassodienstes

Nach der letzten Mahnung wird dem Schuldner eine angemessene Frist eingeräumt, innerhalb derer er die Möglichkeit zur Zahlung hat. Reagiert er darauf nicht, kann ein Inkassounternehmen beauftragt werden.

Mahnverfahren bei Unternehmen

Bei Geschäftskunden ist die Sachlage etwas anders. Hier tritt der Zahlungsverzug laut § 286 Abs. 2 BGB automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, auch ohne Mahnung. Dennoch ist es ratsam, Unternehmen vor Beauftragung eines Inkassodienstes ebenfalls zunächst selbst an die Zahlung zu erinnern:

• 1. Mahnung: Zahlungserinnerung, in der Regel nach Ablauf der Zahlungsfrist
• 2. Mahnung: Konkrete Zahlungsaufforderung mit Fristsetzung (z.B. 7 Tage)
• 3. Mahnung: Letzte Aufforderung vor Beauftragung des Inkassos

Auch hier sollte nach der letzten Mahnung aus Kulanzgründen eine angemessene Frist zur Zahlung eingeräumt werden.

Ablauf des Inkassoverfahrens

Das Inkassoverfahren gliedert sich üblicherweise in drei Abschnitte:

1. Außergerichtliches Inkasso

• Der Gläubiger beauftragt ein Inkassounternehmen und überträgt diesem die Forderung.
• Das Inkassounternehmen setzt den Schuldner von der Beauftragung in Kenntnis und fordert ihn unter Fristsetzung zur Zahlung auf.
• Bleibt die Zahlungsaufforderung erfolglos, folgt eine weitere Mahnung durch das Inkassounternehmen.
• Zahlt der Schuldner weiterhin nicht, wird die Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens angedroht.

2. Gerichtliches Mahnverfahren

• Der Inkassodienstleister beantragt beim zuständigen Amtsgericht einen Mahnbescheid.
• Das Gericht prüft den Antrag auf seine Schlüssigkeit und erlässt dann den Mahnbescheid.
• Der Schuldner hat 2 Wochen Zeit, Einspruch gegen den Mahnbescheid einzulegen.
• Legt er keinen Einspruch ein, kann der Gläubiger einen Vollstreckungsbescheid beantragen.

3. Vollstreckung

• Der Vollstreckungsbescheid wird dem Schuldner zugestellt.
• Jetzt kann er nur noch mit dem Argument der bereits erfolgten Zahlung Widerspruch einlegen.
• Ansonsten kann der Gläubiger vollstrecken lassen und die Forderung eintreiben.

Sowohl während des außergerichtlichen Inkassos als auch im gerichtlichen Mahnverfahren hat der Schuldner noch die Möglichkeit, die offene Forderung nebst Inkassokosten zu begleichen und so einer Vollstreckung zuvorzukommen.

Anzahl der Mahnungen im Detail

Wie viele Mahnschreiben also vor Beauftragung eines Inkassodienstes verschickt werden sollten, ist abhängig davon, ob es sich beim Schuldner um eine Privatperson oder ein Unternehmen handelt. Die Empfehlungen im Detail:

• Privatpersonen:
• 1. Mahnung: Zahlungserinnerung
• 2. Mahnung: Zahlungsaufforderung mit Frist
• 3. Mahnung: Letzte Zahlungsaufforderung vor Inkasso
• Unternehmen:
• 1. Mahnung nach Fristablauf
• 2. Mahnung mit konkreter Zahlungsfrist
• 3. Letzte Mahnung vor Inkasso

Zusätzlich sollte nach der letzten Mahnung vor Beauftragung des Inkassos nochmals eine angemessene Zahlungsfrist eingeräumt werden. Erst danach ist es rechtlich zulässig, die offene Forderung an ein Inkassounternehmen abzutreten.

Mahnung: Gesetzliche Vorgaben

Für Mahnungen gelten einige gesetzliche Vorgaben, die Gläubiger beachten sollten:

• Es ist keine bestimmte Anzahl an Mahnungen vorgeschrieben. Es reicht eine Mahnung, um Verzug auszulösen.
• Die Mahnung muss schriftlich erfolgen, eine mündliche Mahnung reicht nicht aus.
• Die Mahnung sollte einen Hinweis auf die Möglichkeit der Verzugszinsen enthalten.
• Dem Schuldner ist eine angemessene Zahlungsfrist zu setzen (min. 7 Tage).
• Ab der 2. Mahnung können Verzugszinsen und Mahnkosten erhoben werden.

Verstößt die Mahnung gegen diese Vorgaben, ist sie unwirksam und löst keinen Verzug aus. Schuldner sollten Mahnungen daher genau prüfen.

Mahngebühren und Verzugszinsen

Ab der 2. Mahnung ist es zulässig, vom Schuldner Mahngebühren zu erheben. Bei Verbrauchern betragen diese üblicherweise 10 Euro, bei Unternehmen darf eine Pauschale von 40 Euro berechnet werden.

Zusätzlich können ab der 2. Mahnung Verzugszinsen erhoben werden. Der aktuelle Basiszinssatz liegt bei -0,88 Prozent (Stand Februar 2023). Verzugszinsen betragen damit maximal 4,12 Prozent pro Jahr.

Seriöses Inkassounternehmen erkennen

Bevor ein Inkassodienstleister beauftragt wird, sollten Gläubiger dessen Seriosität überprüfen. Merkmale sind:

• Registrierung bei IHK oder Rechtsanwaltskammer
• Mitglied im BDIU (Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen)
• Transparente Auflistung der Inkassokosten
• Kostenorientierung an RVG (Rechtsanwaltsvergütungsgesetz)
• Faires und respektvolles Auftreten gegenüber Schuldnern

Seriöse Inkassodienstleister zeichnen sich durch einen korrekten Umgang mit den Schuldnern und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben aus.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass rein rechtlich zwar nur eine Mahnung notwendig ist, um einen Schuldner in Verzug zu setzen. In der Praxis werden jedoch üblicherweise zwei oder drei Mahnungen verschickt, bevor die Forderung an ein Inkassounternehmen abgegeben wird.

Dies geschieht, um dem Schuldner ausreichend Gelegenheit zur Erfüllung seiner Zahlungsverpflichtung zu geben und die Beauftragung eines Inkassodienstes als letztes Mittel erscheinen zu lassen.

Wichtig ist, dass Gläubiger bei den Mahnungen die gesetzlichen Vorgaben einhalten. Ab der 2. Mahnung können Verzugszinsen und Mahnkosten erhoben werden.

Bevor ein Inkassounternehmen beauftragt wird, sollte dessen Seriosität überprüft werden. Korrektes Verhalten und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zeichnen professionelle Inkassodienstleister aus.