Können Sie Geschenke an Kollegen als Werbungskosten absetzen und so Steuern sparen? Erfahren Sie, welche Regeln dabei gelten und was zu beachten ist.
Geschenke im beruflichen Umfeld sind ein sensibles Thema – nicht nur aus zwischenmenschlicher, sondern vor allem aus steuerlicher Sicht. Viele Arbeitnehmer fragen sich, ob sie die Kosten für kleine Aufmerksamkeiten an Kollegen, Vorgesetzte oder Geschäftspartner als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung geltend machen können.
Der folgende Artikel beleuchtet umfassend die steuerlichen Rahmenbedingungen, Ausnahmen, Fallstricke und Gestaltungsmöglichkeiten rund um das Thema „Geschenke an Kollegen als Werbungskosten absetzen“.
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Was sind Werbungskosten?
Werbungskosten sind Aufwendungen, die durch die berufliche Tätigkeit veranlasst sind und der Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen dienen (§ 9 Abs. 1 EStG). Dazu zählen beispielsweise Fahrtkosten, Arbeitsmittel oder Fortbildungskosten.
Geschenke im steuerlichen Sinne
Ein Geschenk ist eine freiwillige Zuwendung ohne rechtliche Verpflichtung und ohne direkte Gegenleistung. Im beruflichen Kontext sind damit vor allem kleine Sachzuwendungen gemeint, die zur Pflege von Geschäftsbeziehungen oder zur Motivation von Mitarbeitern dienen.
Geschenke an Kollegen: Grundsatz der Nichtabzugsfähigkeit
Das Finanzamt betrachtet Geschenke, die Arbeitnehmer an Kollegen machen, grundsätzlich als privat motiviert. Die Annahme: Solche Zuwendungen erfolgen aus persönlichen Gründen, etwa zu Geburtstagen, Jubiläen oder als Dank für Unterstützung. Deshalb sind sie in der Regel nicht als Werbungskosten abziehbar.
„Das Finanzamt geht bei Geschenken im Betrieb immer davon aus, dass sie aus privaten Gründen gemacht werden.“
Selbst wenn ein Arbeitnehmer eine leitende Position innehat, wird die Motivation für Geschenke an Kollegen meist als privat eingestuft. Die berufliche Reputation oder das Betriebsklima gelten steuerlich als Teil des persönlichen Bereichs, nicht als beruflich zwingend erforderlich.
Die Ausnahmen: Wann sind Geschenke an Kollegen doch absetzbar?
a) Erfolgsabhängige Vergütung
Eine wichtige Ausnahme betrifft Arbeitnehmer, die erfolgsabhängig vergütet werden – etwa durch Provisionen, Umsatzbeteiligungen oder Tantiemen. In diesen Fällen kann ein beruflicher Zusammenhang für Geschenke an Kollegen oder Mitarbeiter bestehen, wenn diese Zuwendungen nachweislich dazu dienen, den eigenen Erfolg (und damit das eigene Einkommen) zu steigern.
Beispiel: Ein Vertriebsleiter erhält eine Umsatzprovision und schenkt seinem Team eine kleine Aufmerksamkeit als Anerkennung für den gemeinsamen Erfolg. Hier kann das Geschenk als Werbungskosten abgesetzt werden, sofern es nicht vom Arbeitgeber erstattet wird.
b) Außendienst und Kundenakquise
Auch Außendienstmitarbeiter, die zur Kundenakquise Geschenke machen, können diese Kosten als Werbungskosten geltend machen, sofern sie nicht vom Arbeitgeber ersetzt werden und ein klarer beruflicher Zusammenhang besteht.
c) Strenge Nachweispflichten
In allen Ausnahmefällen gilt: Der Zusammenhang zwischen Geschenk und beruflicher Tätigkeit muss eindeutig und nachweisbar sein. Das bedeutet, der Arbeitnehmer muss darlegen können, dass das Geschenk ausschließlich aus beruflichen Gründen gemacht wurde und der Sicherung oder Steigerung der eigenen Einnahmen dient.
Die Freigrenze: Wie hoch dürfen Geschenke sein?
Seit dem 1. Januar 2024 gilt für abziehbare Geschenke eine Freigrenze von 50 Euro pro Empfänger und Jahr (bis 2023: 35 Euro). Wird diese Grenze auch nur um einen Cent überschritten, entfällt der gesamte steuerliche Abzug – es handelt sich um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag.
Wichtig:
- Die Freigrenze gilt pro Empfänger und Kalenderjahr.
- Der Betrag versteht sich inklusive Umsatzsteuer, sofern der Schenkende zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
Geschenke als Betriebsausgaben bei Selbstständigen
Für Selbstständige und Unternehmer gelten großzügigere Regeln. Sie können Geschenke an Geschäftspartner, Kunden oder freie Mitarbeiter bis zur Freigrenze von 50 Euro pro Person und Jahr als Betriebsausgaben absetzen. Für Arbeitnehmer ist diese Möglichkeit, wie oben beschrieben, nur in Ausnahmefällen gegeben.
Geschenke, die Arbeitnehmer erhalten: Werbungskostenabzug möglich?
Interessanterweise können Arbeitnehmer auch erhaltene Geschenke als Werbungskosten absetzen – allerdings nur, wenn es sich um ein Arbeitsmittel handelt, das überwiegend beruflich genutzt wird (z.B. Schreibtisch, Bürostuhl, Computer). Der Wert des Geschenks kann dann, wie bei selbst angeschafften Arbeitsmitteln, bis zu 410 Euro sofort abgesetzt werden; darüber hinaus erfolgt eine Abschreibung über die Nutzungsdauer.
Nachweis: Ein Kaufbeleg ist hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich; auch ein Prospekt oder eine glaubhafte Schätzung kann ausreichen.
Persönliche Anlässe: Geburtstage, Hochzeiten, Jubiläen
Geschenke zu persönlichen Anlässen wie Geburtstagen, Hochzeiten oder Jubiläen sind grundsätzlich nicht als Werbungskosten absetzbar. Hier unterstellt das Finanzamt immer eine private Motivation, selbst wenn ein beruflicher Bezug behauptet wird.
Aufmerksamkeiten und steuerfreie Zuwendungen durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitern sogenannte Aufmerksamkeiten steuerfrei zu bestimmten Anlässen (z.B. Geburtstag, Hochzeit) zukommen lassen. Diese gelten nicht als Geschenke im steuerlichen Sinne und sind bis zu einem Wert von 60 Euro pro Anlass steuerfrei. Für Arbeitnehmer, die Kollegen beschenken, gilt diese Regelung jedoch nicht.
Praktische Hinweise für die steuerliche Geltendmachung
Was ist zu beachten, wenn Sie als Arbeitnehmer ein Geschenk absetzen wollen?
- Beruflicher Zusammenhang: Der Anlass und die Motivation müssen eindeutig beruflich sein, z.B. Steigerung der eigenen Provision.
- Dokumentation: Bewahren Sie Belege und eine kurze Notiz zum Anlass des Geschenks auf.
- Freigrenze: Überschreiten Sie nicht die 50-Euro-Grenze pro Empfänger und Jahr.
- Keine Kostenerstattung: Die Kosten dürfen nicht vom Arbeitgeber ersetzt werden.
- Eintrag in der Steuererklärung: Tragen Sie die Ausgaben in der Anlage N unter Werbungskosten ein.
Beispiele aus der Praxis
| Fall | Abzugsfähigkeit als Werbungskosten |
|---|---|
| Arbeitnehmer schenkt Kollegen zum Geburtstag eine Flasche Wein (20 €) | Nicht abziehbar (privater Anlass) |
| Vertriebsleiter schenkt Team als Dank für Umsatzsteigerung einen Präsentkorb (45 €) | Abziehbar, wenn erfolgsabhängige Vergütung vorliegt und Geschenk nicht erstattet wird |
| Außendienstler überreicht Kunden ein Werbegeschenk (30 €) | Abziehbar, sofern beruflicher Zusammenhang und keine Kostenerstattung durch Arbeitgeber |
| Arbeitnehmer erhält von den Eltern einen Bürostuhl für das Homeoffice (300 €) | Abziehbar als Arbeitsmittel, sofern überwiegend beruflich genutzt |
Risiken und Fehlerquellen
- Private Motivation: Das Finanzamt prüft genau, ob nicht doch eine private Motivation vorliegt.
- Überschreiten der Freigrenze: Bereits ein Cent über 50 Euro macht das Geschenk komplett nicht abziehbar.
- Fehlende Belege: Ohne Nachweis wird die steuerliche Anerkennung verweigert.
- Kostenerstattung durch Arbeitgeber: In diesem Fall entfällt der Werbungskostenabzug.
Fazit: Selten möglich, aber nicht ausgeschlossen
Die steuerliche Absetzbarkeit von Geschenken an Kollegen als Werbungskosten ist für Arbeitnehmer die Ausnahme, nicht die Regel. In den allermeisten Fällen wird das Finanzamt von einer privaten Motivation ausgehen und den Werbungskostenabzug verweigern. Nur bei eindeutigem beruflichem Zusammenhang – etwa bei erfolgsabhängiger Vergütung – und innerhalb der Freigrenze von 50 Euro pro Empfänger und Jahr ist ein Abzug möglich.
Für Selbstständige und Unternehmer gelten großzügigere Regeln, doch auch hier sind Dokumentationspflichten und Freigrenzen zu beachten. Wer als Arbeitnehmer ein Geschenk erhält, das als Arbeitsmittel dient, kann dieses unter Umständen als Werbungskosten absetzen.
Tipp: Im Zweifel lohnt sich eine Rücksprache mit einem Steuerberater, um böse Überraschungen bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Kann ich als Arbeitnehmer Geschenke an Kollegen steuerlich absetzen?
In der Regel nicht. Nur bei eindeutigem beruflichen Zusammenhang und erfolgsabhängiger Vergütung ist dies möglich.
Wie hoch ist die Freigrenze für Geschenke?
Seit 2024 liegt die Freigrenze bei 50 Euro pro Empfänger und Kalenderjahr.
Was passiert, wenn ich die Freigrenze überschreite?
Der gesamte Betrag ist steuerlich nicht abziehbar (Freigrenze, kein Freibetrag).
Sind Geschenke zu persönlichen Anlässen absetzbar?
Nein, Geschenke zu Geburtstagen, Hochzeiten oder Jubiläen gelten als privat motiviert und sind nicht abziehbar.
Kann ich erhaltene Geschenke als Werbungskosten absetzen?
Ja, wenn es sich um ein Arbeitsmittel handelt, das überwiegend beruflich genutzt wird.
Rechtsprechung und Quellen
Die steuerliche Behandlung von Geschenken ist durch zahlreiche Urteile des Bundesfinanzhofs und durch die Einkommensteuerrichtlinien geregelt. Insbesondere das BFH-Urteil vom 24. Mai 2007 (Az. VI R 78/04) und das Urteil vom 16. Februar 1990 (Az. VI R 85/87) sind hier maßgeblich.
Zusammenfassung
- Geschenke an Kollegen sind grundsätzlich nicht als Werbungskosten abziehbar.
- Ausnahmen gelten bei erfolgsabhängiger Vergütung und nachweisbarem beruflichen Zusammenhang.
- Die Freigrenze liegt bei 50 Euro pro Empfänger und Jahr.
- Erhaltene Arbeitsmittel können als Werbungskosten abgesetzt werden, wenn sie überwiegend beruflich genutzt werden.
- Dokumentation und Nachweis sind entscheidend für die steuerliche Anerkennung.
Wer als Arbeitnehmer Geschenke an Kollegen steuerlich geltend machen will, muss sich auf eine strenge Prüfung durch das Finanzamt einstellen und sollte die genannten Voraussetzungen sorgfältig beachten.