Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen – so läuft’s!

Wissen Sie, wie Sie die Umsatzsteuer korrekt an das Finanzamt abführen und welche Fristen sowie Pflichten dabei zu beachten sind? So funktioniert es wirklich!

Die Umsatzsteuer ist für Unternehmen in Deutschland ein zentrales Thema der Buchhaltung und Steuerpflicht. Wer Waren oder Dienstleistungen verkauft, ist in der Regel verpflichtet, Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen auszuweisen und diese Beträge regelmäßig an das Finanzamt abzuführen.

Der folgende umfassende Artikel erklärt Schritt für Schritt, wie das Abführen der Umsatzsteuer funktioniert, welche Fristen und Pflichten zu beachten sind und wie sich Unternehmer optimal organisieren können.

Grundlagen: Was ist Umsatzsteuer und wer muss sie abführen?

Die Umsatzsteuer (umgangssprachlich auch Mehrwertsteuer genannt) ist eine Steuer, die auf nahezu alle Waren und Dienstleistungen in Deutschland erhoben wird. Unternehmen erheben die Umsatzsteuer im Auftrag des Finanzamts und führen sie regelmäßig ab. Ausgenommen sind Kleinunternehmer, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen, sowie bestimmte Berufsgruppen wie einige therapeutische Berufe.

Das Prinzip:

• Unternehmen stellen ihren Kunden Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer (meist 19 % oder 7 %).
• Gleichzeitig zahlen sie selbst Umsatzsteuer auf betriebliche Ausgaben (Vorsteuer).
• Die Differenz zwischen eingenommener Umsatzsteuer und gezahlter Vorsteuer wird an das Finanzamt abgeführt oder vom Finanzamt erstattet, wenn die Vorsteuer überwiegt.

Ablauf: So wird die Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt

Umsatzsteuervoranmeldung – das Herzstück

Die zentrale Aufgabe ist die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA). Sie ist die Grundlage für die Abführung der Umsatzsteuer und erfolgt in folgenden Schritten:

• Ermittlung der Umsatzsteuer: Addiere alle Umsatzsteuerbeträge, die du deinen Kunden in einem Zeitraum in Rechnung gestellt hast.
• Ermittlung der Vorsteuer: Addiere alle Umsatzsteuerbeträge, die du selbst auf Eingangsrechnungen für betriebliche Ausgaben gezahlt hast.
• Berechnung der Zahllast: Ziehe die Vorsteuer von der Umsatzsteuer ab. Das Ergebnis ist die Umsatzsteuerzahllast, die ans Finanzamt zu zahlen ist. Ist die Vorsteuer höher, erhältst du eine Erstattung.

Beispiel:

• Umsatzsteuer aus Ausgangsrechnungen: 2.850 €
• Vorsteuer aus Eingangsrechnungen: 800 €
• Zahllast: 2.050 € (2.850 € – 800 €), die ans Finanzamt abgeführt werden muss.

Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung

Die Voranmeldung muss elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden. Das geschieht in der Regel über das ELSTER-Portal, das offizielle Online-Portal der Finanzverwaltung. Alternativ können Buchhaltungsprogramme oder spezialisierte Apps genutzt werden, die eine direkte Übermittlung ermöglichen.

Schritte bei der Übermittlung:

• Bei ELSTER registrieren und ein Nutzerkonto anlegen.
• Die Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen: Umsätze, Umsatzsteuer, Vorsteuer und weitere relevante Angaben eintragen.
• Die Voranmeldung elektronisch absenden.
• Die fällige Umsatzsteuer fristgerecht ans Finanzamt überweisen.

Fristen für die Abgabe und Zahlung

Die Fristen sind strikt geregelt:

• Die Umsatzsteuervoranmeldung muss monatlich oder vierteljährlich, jeweils bis zum 10. Tag des Folgemonats, beim Finanzamt eingereicht und die Zahllast überwiesen werden.
• Fällt der 10. auf ein Wochenende oder Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.
• Im ersten und zweiten Jahr nach Unternehmensgründung ist die monatliche Abgabe vorgeschrieben. Ab dem dritten Jahr kann auf vierteljährliche Abgabe umgestellt werden, sofern die Zahllast unter 7.500 € pro Jahr liegt.
• Wer eine Dauerfristverlängerung beantragt, erhält einen Monat Aufschub, muss aber eine Sondervorauszahlung leisten.

Buchhalterische Umsetzung: So funktioniert die Verbuchung

Buchungssätze:

• Die Umsatzsteuer wird auf dem Umsatzsteuerkonto, die gezahlte Vorsteuer auf dem Vorsteuerkonto erfasst.
• Am Ende des Voranmeldungszeitraums werden die Konten miteinander verrechnet:
• Ist die Umsatzsteuer höher als die Vorsteuer: Der Saldo wird als Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt gebucht.
• Ist die Vorsteuer höher: Es entsteht eine Forderung gegenüber dem Finanzamt, die erstattet wird.

Beispiel für Buchungssätze:

• Vorsteuer an Umsatzsteuer (bei Zahllast)
• Umsatzsteuer an Vorsteuer (bei Erstattungsanspruch)

Praktische Tipps für die Umsatzsteuerabführung

• Belege sammeln und ordnen: Alle Rechnungen, sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen, müssen sorgfältig aufbewahrt und geordnet werden. Nur so kann die Vorsteuer korrekt geltend gemacht werden.
• Buchhaltungssoftware nutzen: Moderne Programme übernehmen die Berechnung und Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung automatisch und helfen, Fehler zu vermeiden.
• Lastschriftverfahren einrichten: Um Zahlungsverzüge zu vermeiden, kann ein SEPA-Lastschriftmandat beim Finanzamt eingerichtet werden. So wird die Zahllast automatisch abgebucht.
• Fristen im Blick behalten: Verspätete Abgaben oder Zahlungen führen zu Säumniszuschlägen und ggf. weiteren Nachteilen.
• Dauerfristverlängerung prüfen: Wer regelmäßig Schwierigkeiten mit den Fristen hat, kann eine Dauerfristverlängerung beantragen und gewinnt einen Monat Zeit.

Sonderfälle und Ausnahmen

Kleinunternehmerregelung

Unternehmen mit einem Umsatz von höchstens 22.000 € im Vorjahr und voraussichtlich nicht mehr als 50.000 € im laufenden Jahr können sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Sie dürfen dann keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen und müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.

Handel mit dem Ausland

Beim Handel mit Unternehmen im EU-Ausland oder Drittländern gelten besondere Regelungen. Hier ist meist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) erforderlich. Die Abführung der Umsatzsteuer kann sich je nach Geschäftsvorfall unterscheiden. In solchen Fällen empfiehlt sich eine professionelle Steuerberatung.

Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

• Unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen: Falsche oder fehlende Angaben auf Rechnungen führen dazu, dass die Vorsteuer nicht anerkannt wird. Alle Pflichtangaben müssen enthalten sein.
• Belege verloren: Ohne Beleg kein Vorsteuerabzug. Bei Verlust kann ein Eigenbeleg erstellt werden, dieser wird aber nur eingeschränkt anerkannt.
• Fristversäumnisse: Wer die Voranmeldung oder Zahlung zu spät einreicht, muss mit Säumniszuschlägen rechnen.
• Falsche Steuersätze: Es gibt unterschiedliche Steuersätze (7 % und 19 %). Falsche Anwendung führt zu Nachzahlungen und möglichen Strafen.

Zusammenfassung: Schritt-für-Schritt zur korrekten Umsatzsteuerabführung

1. Umsatzsteuer und Vorsteuer erfassen: Alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen sammeln und die jeweiligen Steuerbeträge berechnen.
2. Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen: Elektronisch über ELSTER oder eine Buchhaltungssoftware.
3. Frist beachten: Bis zum 10. des Folgemonats (bzw. mit Dauerfristverlängerung einen Monat später) einreichen und zahlen.
4. Zahllast überweisen: Die Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer an das Finanzamt überweisen oder auf Erstattung warten.
5. Belegmanagement sicherstellen: Ordnungsgemäße Ablage und Prüfung aller Belege.
6. Software und Automatisierung nutzen: Erleichtert die Arbeit und minimiert Fehlerquellen.
7. Sonderregelungen beachten: Für Kleinunternehmer, Auslandsgeschäfte oder besondere Branchen.

Fazit

Die Abführung der Umsatzsteuer ans Finanzamt ist für die meisten Unternehmen Pflicht und erfordert eine strukturierte Organisation der Buchhaltung. Mit dem richtigen Wissen, einer guten Software und diszipliniertem Belegmanagement ist der Prozess jedoch gut zu bewältigen. Wer sich unsicher ist oder komplexe Geschäftsvorfälle abwickelt, sollte einen Steuerberater hinzuziehen, um Fehler und finanzielle Nachteile zu vermeiden.

Mit einer klaren Übersicht und dem Einhalten aller Fristen bleibt die Umsatzsteuer ein durchlaufender Posten – und das Unternehmen auf der sicheren Seite.