Zahlungsfristen: Wann beginnen sie zu laufen?

Wissen Sie, ab wann genau Zahlungsfristen zu laufen beginnen – bei Vertragsschluss, Rechnungserhalt oder Lieferung? Erfahren Sie, was wirklich gilt.

Zahlungsfristen sind ein zentrales Element im Geschäftsverkehr und betreffen Unternehmen wie Privatpersonen gleichermaßen. Sie regeln, bis wann eine Rechnung beglichen werden muss und ab wann ein Schuldner in Verzug gerät.

Doch wann beginnt eine Zahlungsfrist tatsächlich zu laufen? Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es, und wie unterscheiden sich individuelle Vereinbarungen? Dieser Artikel beleuchtet die rechtlichen Grundlagen, typische Praxisfälle und gibt Hinweise für eine rechtssichere Handhabung von Zahlungsfristen.

Grundlagen der Zahlungsfrist

Eine Zahlungsfrist ist der Zeitraum, innerhalb dessen eine Rechnung bezahlt werden muss. Sie wird entweder vertraglich vereinbart oder ergibt sich aus gesetzlichen Vorgaben. Das Ziel: Klarheit für beide Parteien und die Vermeidung von Missverständnissen oder Liquiditätsengpässen.

Gesetzliche Fälligkeit einer Rechnung

Grundsätzlich ist jede Rechnung nach deutschem Recht sofort fällig, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Das bedeutet: Der Gläubiger kann die Zahlung unmittelbar nach Leistungserbringung verlangen.

Gesetzliche Zahlungsfrist: 30 Tage

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) sieht eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen vor, wenn keine andere Frist vereinbart wurde. Diese Frist beginnt grundsätzlich mit dem Zugang der Rechnung beim Schuldner. Nach Ablauf dieser 30 Tage gerät der Rechnungsempfänger automatisch in Verzug, ohne dass es einer Mahnung bedarf.

Beginn der Zahlungsfrist: Der entscheidende Zeitpunkt

Der genaue Beginn der Zahlungsfrist ist für die Durchsetzung von Ansprüchen und die Berechnung von Verzugszinsen entscheidend.

Regelfall: Zugang der Rechnung

Die Zahlungsfrist beginnt an dem Tag, an dem die Rechnung dem Empfänger zugeht. Das ist der Tag, an dem der Kunde die Rechnung tatsächlich erhält.

• Versand per E-Mail: Die Frist beginnt am Tag des E-Mail-Eingangs beim Empfänger zu laufen.
• Versand per Post: Hier wird in der Praxis eine Zustellzeit von drei Werktagen ab Versanddatum angenommen. Die Frist beginnt also in der Regel am dritten Werktag nach dem Rechnungsdatum.

Beispiel:
Rechnungsdatum: 1. Juni (Versand per Post)
Zustellung: 4. Juni
Beginn der Frist: 4. Juni
Ende der 30-Tage-Frist: 4. Juli

Fällt das Fristende auf einen Sonn- oder Feiertag, verlängert sich die Frist automatisch auf den nächsten Werktag.

Besonderheit: Warenlieferungen

Bei Warenlieferungen beginnt die Zahlungsfrist ab Lieferung der Ware, sofern diese nach dem Rechnungserhalt erfolgt. Das ist insbesondere bei Teillieferungen oder bei Rechnungsversand vor der tatsächlichen Lieferung relevant.

Individuelle Zahlungsfristen

Unternehmen und Kunden können abweichende Zahlungsfristen vereinbaren. Diese müssen eindeutig und nachweisbar vereinbart werden, etwa im Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).

• Häufige Praxis: 7, 10, 14, 30 oder 60 Tage Zahlungsfrist
• Vereinbarung: Die Frist kann beliebig festgelegt werden, muss aber klar kommuniziert und akzeptiert sein.

Wichtig:
Eine auf der Rechnung genannte Frist ist nur dann verbindlich, wenn sie zuvor vertraglich vereinbart wurde oder Bestandteil der AGB ist. Ein bloßer Hinweis auf der Rechnung reicht nicht aus, um eine abweichende Frist durchzusetzen.

Zahlungsfrist bei Privatpersonen und Unternehmen

Es gibt Unterschiede, ob die Rechnung an eine Privatperson (B2C) oder ein Unternehmen (B2B) gestellt wird:

• B2B: Die gesetzliche 30-Tage-Frist gilt automatisch, auch ohne ausdrücklichen Hinweis auf der Rechnung.
• B2C: Bei Privatpersonen muss die 30-Tage-Frist explizit auf der Rechnung genannt werden, sonst gilt keine automatische Verzugsregelung.

Zahlungsfristen im Bauwesen (VOB/B)

Im Baugewerbe gelten nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/B) spezielle Zahlungsfristen. Für Abschlagszahlungen beträgt die Frist in der Regel 30 Tage nach Zugang der Rechnung. Diese Regelungen können von den allgemeinen gesetzlichen Vorgaben abweichen und sollten im Bauvertrag genau geprüft werden.

Formulierung der Zahlungsfrist auf der Rechnung

Die Zahlungsfrist sollte klar, eindeutig und verständlich formuliert sein. Übliche Formulierungen sind:

• „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungseingang.“
• „Die Rechnung ist sofort fällig nach Erhalt.“
• „Zahlbar innerhalb von 10 Tagen mit 2 % Skonto, ansonsten 30 Tage netto.“

Verzug und Mahnwesen

Kommt der Schuldner seiner Zahlungspflicht nicht nach Ablauf der Zahlungsfrist nach, gerät er in Verzug. Das hat folgende Konsequenzen:

• Der Gläubiger kann Verzugszinsen verlangen.
• Es können Mahngebühren und Inkassokosten anfallen.
• Nach erfolgloser Mahnung kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden.

Verzug ohne Mahnung:
Nach Ablauf der gesetzlichen oder vereinbarten Zahlungsfrist gerät der Schuldner automatisch in Verzug, wenn die Frist klar definiert war.

Häufige Fragen und Praxisbeispiele

Wann beginnt die Zahlungsfrist, wenn keine Frist angegeben ist?
Automatisch mit Zugang der Rechnung beginnt die gesetzliche 30-Tage-Frist zu laufen.

Kann ich eine kürzere oder längere Frist als 30 Tage setzen?
Ja, jede Frist ist möglich, wenn sie vertraglich vereinbart wurde.

Was passiert, wenn das Fristende auf einen Feiertag fällt?
Die Frist verlängert sich automatisch auf den nächsten Werktag.

Wie kann ich den Zugang der Rechnung nachweisen?
Empfehlenswert sind Versand per Einschreiben, E-Mail mit Lesebestätigung oder persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung.

Praktische Tipps für Unternehmen

• Immer eine klare Zahlungsfrist auf der Rechnung angeben, auch wenn sie der gesetzlichen entspricht.
• Bei Privatkunden die 30-Tage-Frist ausdrücklich nennen.
• Zustellung der Rechnung dokumentieren, um den Fristbeginn im Streitfall belegen zu können.
• Individuelle Zahlungsfristen schriftlich vereinbaren und in den Vertrag oder die AGB aufnehmen.
• Fristende im Kalender notieren, um Mahnungen rechtzeitig versenden zu können.

Fazit

Die Zahlungsfrist beginnt in der Regel mit dem Zugang der Rechnung beim Kunden. Im Geschäftsverkehr mit Unternehmen gilt automatisch eine gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen, sofern keine andere Frist vereinbart wurde. Bei Privatkunden muss auf die 30-Tage-Frist ausdrücklich hingewiesen werden.

Individuelle Vereinbarungen sind jederzeit möglich, müssen aber klar und nachweisbar getroffen werden. Eine eindeutige Kommunikation und Dokumentation der Zahlungsfristen ist für ein funktionierendes Forderungsmanagement unerlässlich.

Zusammengefasst:

• Die Zahlungsfrist startet mit Zugang der Rechnung.
• Gesetzliche Frist: 30 Tage (sofern nicht anders vereinbart).
• Bei Privatpersonen: Frist muss explizit genannt werden.
• Bei Unternehmen: Frist gilt automatisch.
• Individuelle Fristen sind möglich, müssen aber vertraglich oder in den AGB geregelt sein.

Eine präzise Handhabung der Zahlungsfristen schützt vor Zahlungsausfällen und sichert die eigene Liquidität.