Büromaterial absetzen – so geht’s richtig mit der Steuer

Wussten Sie, dass Sie Büromaterial von der Steuer absetzen können? Erfahren Sie hier, wie Sie dabei korrekt vorgehen und was das Finanzamt erlaubt.

Büromaterial gehört für viele Arbeitnehmer, Selbstständige und Unternehmer zum beruflichen Alltag. Doch wie lässt sich Büromaterial korrekt von der Steuer absetzen? Welche Voraussetzungen gelten, welche Nachweise sind erforderlich und wie trägt man die Kosten in der Steuererklärung ein?

Dieser umfassende Ratgeber beantwortet alle Fragen rund um das Thema „Büromaterial absetzen“ und gibt praxisnahe Tipps, damit Sie kein Geld verschenken.

Was zählt als Büromaterial?

Büromaterial umfasst sämtliche Gegenstände, die zur Ausübung der beruflichen Tätigkeit notwendig sind. Dazu zählen klassische Verbrauchsmaterialien, aber auch Arbeitsmittel und technische Geräte. Die wichtigsten Beispiele:

• Schreibpapier, Notizblöcke, Briefumschläge
• Stifte, Marker, Textmarker, Korrekturmittel
• Heftgeräte, Locher, Büroklammern, Ordner, Hefter
• Druckerpapier, Druckerpatronen, Toner
• Kalender, Etiketten, Post-its

Darüber hinaus können auch Fachliteratur, spezielle Software, Taschenrechner und sogar Möbel wie Schreibtisch oder Bürostuhl steuerlich geltend gemacht werden, sofern sie überwiegend beruflich genutzt werden.

Wichtig: Technische Geräte wie Computer, Drucker, Scanner, Tablets und Smartphones gelten zwar nicht als klassisches Büromaterial, können aber als Arbeitsmittel ebenfalls abgesetzt werden.

Wer kann Büromaterial absetzen?

Grundsätzlich können folgende Personengruppen Büromaterial steuerlich geltend machen:

• Arbeitnehmer
• Selbstständige und Freiberufler
• Gewerbetreibende
• Rentner, sofern sie noch Einkünfte erzielen
• Studierende und Auszubildende, wenn ein beruflicher Bezug besteht

Entscheidend ist, dass das Büromaterial für die berufliche Tätigkeit erforderlich ist und die Kosten nicht bereits vom Arbeitgeber übernommen wurden.

Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit

Damit das Finanzamt die Kosten für Büromaterial anerkennt, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Beruflicher Zusammenhang: Das Material muss überwiegend für die Arbeit benötigt werden.
• Notwendigkeit: Die Anschaffung muss sinnvoll und notwendig für die Ausübung des Berufs sein.
• Eigenfinanzierung: Die Kosten dürfen nicht (ganz oder teilweise) vom Arbeitgeber erstattet worden sein.
• Nachweisbarkeit: Alle Ausgaben müssen durch Belege (Rechnungen, Quittungen) nachgewiesen werden können.

Tipp: Auch wenn Sie die Belege nicht direkt mit der Steuererklärung einreichen müssen, sollten Sie diese mindestens zehn Jahre lang aufbewahren. Das Finanzamt kann jederzeit Nachweise anfordern.

Wie werden die Kosten in der Steuererklärung eingetragen?

Für Arbeitnehmer erfolgt die Eintragung der Kosten für Büromaterial in der Anlage N unter dem Punkt „Werbungskosten“. Selbstständige und Gewerbetreibende geben die Ausgaben als Betriebsausgaben in der Gewinnermittlung (EÜR oder Bilanz) an.

So gehen Sie vor:

1. Sammeln Sie alle Belege für das angeschaffte Büromaterial.
2. Addieren Sie die Kosten für das jeweilige Steuerjahr.
3. Tragen Sie die Gesamtsumme in die entsprechende Zeile der Steuererklärung ein.
4. Bewahren Sie die Belege für eventuelle Rückfragen des Finanzamts auf.

Pauschale oder Einzelaufstellung?

Falls Sie keine Belege mehr besitzen, können Sie als Arbeitnehmer einen Pauschbetrag für Arbeitsmittel in Höhe von bis zu 110 Euro pro Jahr geltend machen, ohne Einzelnachweise erbringen zu müssen. Liegen die tatsächlichen Ausgaben darüber, empfiehlt sich die Einzelaufstellung mit Belegen.

Technische Geräte und Möbel: Sofortabzug oder Abschreibung?

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG):

• Gegenstände mit einem Nettoanschaffungswert bis 800 Euro (brutto 952 Euro) können im Jahr der Anschaffung vollständig abgesetzt werden.
• Dazu zählen beispielsweise Drucker, einfache Bürostühle oder Regale.

Höherwertige Anschaffungen:

• Liegt der Anschaffungspreis über 800 Euro netto, müssen die Kosten über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden (Abschreibung über mehrere Jahre).
• Ausnahme: Für Computer und Software gilt seit 2021 eine verkürzte Nutzungsdauer von einem Jahr. Sie können unabhängig vom Preis im Jahr der Anschaffung vollständig abgesetzt werden.

Beispiel:

• Ein Drucker für 250 Euro netto: Sofort absetzbar.
• Ein Bürostuhl für 1.200 Euro netto: Abschreibung über mehrere Jahre.
• Ein Laptop für 1.500 Euro: Sofort absetzbar, wenn für die Arbeit benötigt.

Aufteilung bei gemischter Nutzung (beruflich/privat)

Wird ein Arbeitsmittel sowohl beruflich als auch privat genutzt, darf nur der berufliche Anteil abgesetzt werden. Das Finanzamt akzeptiert eine Schätzung, wenn keine exakten Aufzeichnungen vorliegen. Mindestens 10 Prozent berufliche Nutzung sind Voraussetzung, um einen anteiligen Abzug zu ermöglichen.

Beispiel:

• Ein Drucker wird zu 70 Prozent beruflich und zu 30 Prozent privat genutzt. Es können 70 Prozent der Kosten steuerlich geltend gemacht werden.

Besonderheiten bei der Erstattung durch den Arbeitgeber

Hat der Arbeitgeber das Büromaterial ganz oder teilweise bezahlt, dürfen diese Kosten nicht mehr in der eigenen Steuererklärung angesetzt werden. Nur selbst getragene Ausgaben können geltend gemacht werden.

Welche Unterlagen und Nachweise braucht das Finanzamt?

• Rechnungen und Quittungen: Für jede Ausgabe sollten Sie eine Quittung oder Rechnung aufbewahren.
• Kontoauszüge: Bei Online-Käufen oder Kartenzahlungen können Kontoauszüge als ergänzender Nachweis dienen.
• Nutzungstagebuch: Bei gemischt genutzten Geräten kann ein Nutzungstagebuch helfen, den beruflichen Anteil zu dokumentieren.
• Auflistung: Eine übersichtliche Liste aller Ausgaben erleichtert die Nachvollziehbarkeit.

Beispiele für absetzbares Büromaterial

Praktische Tipps für die Steuererklärung

• Belege sammeln: Legen Sie einen festen Ordner oder eine digitale Ablage für alle Belege an.
• Kaufdatum beachten: Nur Ausgaben des jeweiligen Steuerjahres können abgesetzt werden.
• Sinnvolle Begründung: Bei ungewöhnlichen oder teuren Anschaffungen empfiehlt sich eine kurze schriftliche Begründung für das Finanzamt.
• Mengen beachten: Große Mengen an Verbrauchsmaterial können Fragen aufwerfen – hier ist eine plausible Erklärung wichtig.
• Abos und Lizenzen: Auch regelmäßige Ausgaben, etwa für Software-Abos oder Fachzeitschriften, sind absetzbar.

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

• Keine Belege: Ohne Nachweise werden die Kosten nicht anerkannt.
• Doppelte Absetzung: Kosten, die bereits vom Arbeitgeber erstattet wurden, dürfen nicht erneut angesetzt werden.
• Unklare Nutzung: Bei gemischt genutzten Geräten ist eine klare Aufteilung notwendig.
• Luxusanschaffungen: Übertrieben teure oder luxuriöse Arbeitsmittel können das Finanzamt misstrauisch machen.

Fazit: So holen Sie das Maximum beim Büromaterial absetzen heraus

Büromaterial und Arbeitsmittel bieten ein großes Potenzial, die Steuerlast zu senken. Entscheidend ist, dass Sie alle Ausgaben lückenlos dokumentieren, den beruflichen Zusammenhang plausibel machen und die Kosten korrekt in der Steuererklärung angeben.

Nutzen Sie die Möglichkeiten des Sofortabzugs für geringwertige Wirtschaftsgüter und achten Sie bei teureren Anschaffungen auf die richtige Abschreibung. Mit einer guten Belegorganisation und etwas Sorgfalt holen Sie das Maximum aus Ihren Werbungskosten oder Betriebsausgaben heraus.

Kurzüberblick:

• Alle für die Arbeit notwendigen Büromaterialien sind absetzbar, sofern sie selbst bezahlt wurden.
• Technische Geräte und Möbel sind als Arbeitsmittel ebenfalls abzugsfähig.
• Belege sind Pflicht – Pauschale nur bis 110 Euro pro Jahr ohne Nachweis möglich.
• Bei gemischter Nutzung ist der berufliche Anteil entscheidend.
• Eintragung erfolgt in der Steuererklärung (Anlage N für Arbeitnehmer, Betriebsausgaben für Selbstständige).

Mit diesen Tipps und Hinweisen sind Sie bestens gerüstet, um Ihre Ausgaben für Büromaterial optimal steuerlich geltend zu machen und bares Geld zu sparen.