Urlaubstag korrekt berechnen – so geht’s ganz genau!

Wissen Sie, wie man einen einzelnen Urlaubstag korrekt berechnet – inklusive Stunden, Teilzeitregelung und gesetzlicher Vorgaben? Wir erklären es genau.

Urlaub ist für Arbeitnehmer ein zentrales Thema. Doch wie wird ein einzelner Urlaubstag korrekt berechnet? Die genaue Berechnung hängt von mehreren Faktoren ab: Gesetzliche Vorgaben, individuelle Arbeitsverträge, Teilzeitmodelle und Sonderfälle wie Krankheit oder Elternzeit.

In diesem Artikel wird Schritt für Schritt erklärt, wie man einen Urlaubstag richtig berechnet – von den gesetzlichen Grundlagen bis zu praktischen Beispielen für verschiedene Beschäftigungsmodelle.

Gesetzliche Grundlagen des Urlaubsanspruchs

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt in Deutschland den Mindesturlaubsanspruch für Arbeitnehmer. Laut §3 BUrlG beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 24 Werktage pro Jahr bei einer 6-Tage-Woche. Werktage sind dabei alle Tage von Montag bis Samstag, ausgenommen Sonn- und Feiertage.

Umrechnung auf die tatsächlichen Arbeitstage

Da viele Arbeitnehmer eine 5-Tage-Woche haben, muss der gesetzliche Anspruch umgerechnet werden. Die Formel lautet:

$$
\text{Gesetzlicher Urlaubsanspruch (24 Werktage)} \div 6 \times \text{tatsächliche Arbeitstage pro Woche}
$$

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer arbeitet 5 Tage pro Woche:

$$
24 \div 6 \times 5 = 20 \text{ Urlaubstage}
$$

Das bedeutet: Bei einer 5-Tage-Woche beträgt der gesetzliche Mindesturlaub 20 Arbeitstage pro Jahr.

Urlaubsanspruch bei unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen

Teilzeitbeschäftigung

Teilzeitkräfte haben ebenfalls Anspruch auf Urlaub. Der Urlaubsanspruch muss jedoch an die tatsächlichen Arbeitstage angepasst werden. Die Formel lautet:

$$
\text{Urlaubstage Vollzeit} \div \text{Vollzeit-Arbeitstage pro Woche} \times \text{Teilzeit-Arbeitstage pro Woche}
$$

Beispiel:
Vollzeit: 28 Urlaubstage bei 5 Arbeitstagen pro Woche
Teilzeit: 2 Arbeitstage pro Woche

$$
28 \div 5 \times 2 = 11,2 \text{ Urlaubstage}
$$

Das Ergebnis wird kaufmännisch gerundet, meist auf halbe oder volle Tage.

Minijob und unregelmäßige Arbeitstage

Bei Minijobs oder schwankender Wochenarbeitszeit wird der Urlaubsanspruch anhand der tatsächlichen Arbeitstage im Jahr berechnet:

$$
\text{Gesetzlicher Urlaub} \times \text{tatsächliche Arbeitstage im Jahr} \div 260
$$

260 entspricht den Arbeitstagen bei einer 5-Tage-Woche im Jahr.

Beispiel:
20 Urlaubstage (Vollzeit, 5-Tage-Woche), 80 Arbeitstage im Jahr (Minijob):

$$
20 \times 80 \div 260 = 6,15 \text{ Urlaubstage}
$$

Auch hier wird gerundet.

Praktische Beispiele für die Urlaubsberechnung

Beispielrechnung für Vollzeit

• 5-Tage-Woche
• 26 Urlaubstage laut Arbeitsvertrag

Berechnung:
Da der Vertrag bereits die Arbeitstage berücksichtigt, stehen dem Arbeitnehmer 26 Urlaubstage zu.

Beispielrechnung für Teilzeit

• 3 Arbeitstage pro Woche
• Vollzeitanspruch: 26 Urlaubstage

$$
26 \div 5 \times 3 = 15,6 \text{ Urlaubstage}
$$

Gerundet: 16 Urlaubstage.

Beispielrechnung für Minijob

• 100 Arbeitstage im Jahr
• Vollzeit: 20 Urlaubstage bei 5-Tage-Woche

$$
20 \times 100 \div 260 = 7,69 \text{ Urlaubstage}
$$

Gerundet: 8 Urlaubstage.

Sonderfälle bei der Urlaubsberechnung

Eintritt oder Austritt im laufenden Jahr

Beginnt oder endet das Arbeitsverhältnis im laufenden Kalenderjahr, wird der Urlaubsanspruch anteilig berechnet:

$$
\text{Jahresurlaub} \div 12 \times \text{Anzahl der vollen Beschäftigungsmonate}
$$

Beispiel:
24 Urlaubstage, Eintritt am 1. April (9 Monate Beschäftigung):

$$
24 \div 12 \times 9 = 18 \text{ Urlaubstage}
$$

Wechsel zwischen Vollzeit und Teilzeit

Bei Wechsel der Arbeitszeit im laufenden Jahr wird der Urlaubsanspruch für jeden Zeitraum separat berechnet und addiert. Die Berechnung erfolgt anteilig entsprechend der jeweiligen Arbeitszeit.

Krankheit während des Urlaubs

Wird der Arbeitnehmer während des Urlaubs krank und legt ein ärztliches Attest vor, werden die Krankheitstage nicht als Urlaubstage gewertet. Sie werden dem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben.

Elternzeit und Sonderurlaub

Während der Elternzeit kann der Arbeitgeber den Urlaubsanspruch für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um ein Zwölftel kürzen (§ 17 BEEG).

Urlaubstage und Arbeitsvertrag

Der Arbeitsvertrag kann einen höheren Urlaubsanspruch als das Gesetz vorsehen. In Tarifverträgen sind oft 25 bis 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche üblich. Die Berechnung eines einzelnen Urlaubstags erfolgt jedoch immer nach dem gleichen Prinzip: Ein Urlaubstag entspricht einem regulären Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer sonst gearbeitet hätte.

Urlaubstage richtig beantragen und dokumentieren

Antragstellung

Urlaub muss grundsätzlich beantragt und vom Arbeitgeber genehmigt werden. Die Beantragung erfolgt meist schriftlich oder digital. Der Arbeitgeber kann den Urlaub nur aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen.

Dokumentation

Die genaue Dokumentation der genommenen und verbleibenden Urlaubstage ist sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden.

Urlaubstage bei Schichtarbeit und flexiblen Modellen

Bei Schichtarbeit oder flexiblen Arbeitszeiten gilt: Ein Urlaubstag ist immer ein Tag, an dem der Arbeitnehmer laut Dienstplan zur Arbeit eingeteilt gewesen wäre. Auch hier erfolgt die Berechnung auf Basis der durchschnittlichen Arbeitstage pro Woche.

Resturlaub und Übertrag ins Folgejahr

Nicht genommener Urlaub verfällt grundsätzlich am 31. Dezember, kann aber bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen bis zum 31. März des Folgejahres übertragen werden. Danach verfällt der Resturlaub, sofern keine längere Krankheit vorliegt.

Zusammenfassung: Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Berechnung eines Urlaubstags

1. Arbeitsvertrag prüfen: Wie viele Urlaubstage stehen laut Vertrag oder Tarif zu?
2. Arbeitstage pro Woche feststellen: Wie viele Tage wird tatsächlich gearbeitet?
3. Urlaubsanspruch berechnen:

• Bei 5-Tage-Woche: Vertraglicher Anspruch = tatsächliche Urlaubstage
• Bei Teilzeit:
  $$
  \text{Urlaubstage Vollzeit} \div \text{Vollzeit-Arbeitstage} \times \text{eigene Arbeitstage}
  $$
• Bei unregelmäßigen Arbeitstagen:
  $$
  \text{Urlaubstage Vollzeit} \times \text{eigene Arbeitstage im Jahr} \div 260
  $$

1. Sonderfälle beachten: Eintritt/Austritt, Krankheit, Elternzeit, Wechsel des Arbeitszeitmodells.
2. Urlaub beantragen und dokumentieren.

Häufige Fehler bei der Urlaubsberechnung

• Verwechslung von Werktagen und Arbeitstagen: Gesetzliche Urlaubsansprüche beziehen sich auf Werktage (Montag bis Samstag), im Arbeitsvertrag meist auf Arbeitstage (Montag bis Freitag).
• Falsche Rundung: Urlaubsansprüche werden kaufmännisch gerundet.
• Nichtberücksichtigung von Teilzeit oder wechselnden Arbeitszeiten: Immer die tatsächlichen Arbeitstage zugrunde legen.
• Nichtbeachtung von Sonderregelungen: Schwerbehinderte, Elternzeit, Krankheit.

Fazit

Die korrekte Berechnung eines Urlaubstags ist kein Hexenwerk, wenn man die gesetzlichen Grundlagen und die individuellen Arbeitsbedingungen kennt. Entscheidend ist immer die Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage pro Woche und der vertraglich oder tariflich geregelte Urlaubsanspruch.

Mit den oben genannten Formeln und Beispielen lässt sich für jedes Arbeitszeitmodell der exakte Urlaubsanspruch – und damit auch ein einzelner Urlaubstag – zuverlässig berechnen.

Tipp: Für die eigene Berechnung empfiehlt sich die Nutzung eines Urlaubsrechners oder die Rücksprache mit der Personalabteilung, insbesondere bei komplexeren Arbeitszeitmodellen oder Sonderfällen.

Mit diesem Wissen sind Sie bestens gerüstet, um Ihren Urlaubstag korrekt zu berechnen und Missverständnisse zu vermeiden.