Tankgutscheine für Mitarbeiter – hier gibt’s sie!

Suchen Sie nach einer attraktiven Zusatzleistung für Ihr Team? Erfahren Sie hier, wo und wie Sie Tankgutscheine für Mitarbeiter ganz einfach erhalten!

In Zeiten hoher Energiepreise und Inflation gewinnen steuerfreie Sachleistungen wie Tankgutscheine für viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber an Bedeutung. Tankgutscheine bieten eine attraktive Möglichkeit, Mitarbeiter effektiv zu entlasten, ohne das Gehalt direkt zu erhöhen.

Dieser Artikel beleuchtet, was Tankgutscheine sind, wie sie funktionieren, welche Vorteile sie bieten, wo und wie man sie erhält, und welche Alternativen es gibt.

Was sind Tankgutscheine für Mitarbeiter?

Tankgutscheine sind geldwerte Vorteile, die Arbeitgeber ihren Beschäftigten steuerfrei zukommen lassen können. Sie ermöglichen es Mitarbeitern, Kraftstoff an bestimmten Tankstellen zu tanken, ohne dass dies als steuerpflichtiges Einkommen gilt – solange bestimmte Freigrenzen eingehalten werden. Die Gutscheine können in Papierform, als Prepaid-Tankkarte oder digital ausgegeben werden.

Wie funktionieren Tankgutscheine?

Tankgutscheine werden vom Arbeitgeber erworben und monatlich an die Belegschaft ausgeteilt. Die wichtigsten Punkte:

• Monatliche Freigrenze: Bis zu 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter sind steuer- und sozialabgabenfrei.
• Ausgabezeitpunkt: Der Gutschein muss im selben Monat ausgehändigt werden, für den er gelten soll.
• Dokumentation: Die Übergabe muss dokumentiert werden, um die steuerliche Begünstigung zu sichern.
• Einlösung: Die Gutscheine sind meist an bestimmte Tankstellenketten gebunden, können aber auch über Prepaid-Karten oder digitale Plattformen flexibel genutzt werden.

Welche Arten von Tankgutscheinen gibt es?

Es existieren verschiedene Modelle, die Unternehmen nutzen können:

• Klassische Tankgutscheine: Papiergutscheine für eine bestimmte Tankstellenkette, die monatlich ausgegeben werden.
• Tankkarten: Wiederaufladbare Prepaid-Karten, die bei bestimmten Tankstellen genutzt werden können.
• Digitale Sachbezugskarten: Prepaid-Karten, die monatlich mit einem Guthaben aufgeladen werden und ausschließlich für Kraftstoffkäufe verwendet werden können.
• Mobilitätsbudgets: Flexible Guthaben, die nicht nur für das Tanken, sondern auch für ÖPNV, Sharing-Dienste und mehr genutzt werden können.

Vorteile von Tankgutscheinen für Mitarbeiter

Tankgutscheine bieten für Beschäftigte zahlreiche Vorteile:

• Steuerfreies Gehaltsextra: Bis zu 50 Euro monatlich bleiben steuer- und sozialabgabenfrei, was das Nettoeinkommen effektiv erhöht.
• Wertschätzung: Mitarbeiter empfinden Tankgutscheine als Zeichen der Anerkennung und Wertschätzung.
• Unterstützung im Alltag: Besonders im ländlichen Raum, wo viele auf das Auto angewiesen sind, sind Tankgutscheine besonders nützlich.
• Flexibilität: Digitale Karten und Mobilitätsbudgets erweitern die Nutzungsmöglichkeiten.

Vorteile für Arbeitgeber

Auch Unternehmen profitieren erheblich vom Einsatz von Tankgutscheinen:

• Steuerersparnis: Tankgutscheine bis zur Freigrenze sind steuerfrei und verursachen keine Lohnnebenkosten.
• Kosteneffizienz: Die Kosten für Tankgutscheine sind deutlich geringer als für eine vergleichbare Gehaltserhöhung.
• Mitarbeiterbindung: Tankgutscheine erhöhen die Zufriedenheit und Loyalität der Belegschaft.
• Recruiting-Vorteil: Attraktive Benefits helfen, neue Talente zu gewinnen und das Employer Branding zu stärken.
• Einfache Umsetzung: Besonders mit digitalen Anbietern ist die Verwaltung unkompliziert und zentral möglich.

Nachteile und Einschränkungen

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch einige Einschränkungen:

• Nicht für alle geeignet: Mitarbeiter ohne Auto profitieren kaum von Tankgutscheinen.
• Regionale Beschränkungen: Gutscheine sind oft an bestimmte Tankstellenketten gebunden, was die Flexibilität einschränkt.
• Verwaltungsaufwand: Bei Papiergutscheinen entsteht ein höherer administrativer Aufwand für den Arbeitgeber.
• Dokumentationspflicht: Die Ausgabe muss sorgfältig dokumentiert werden, um die steuerliche Anerkennung zu sichern.

Wo und wie bekommt man Tankgutscheine?

Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, Tankgutscheine zu beschaffen:

• Direkt bei Tankstellen: Viele Tankstellenketten bieten klassische Tankgutscheine an, die als Papiergutschein oder digital erworben werden können.
• Corporate Benefits Anbieter: Spezialisierte Dienstleister bieten Tankgutscheine und weitere Benefits über digitale Plattformen an. Mitarbeiter können die Gutscheine über ein Portal, eine App oder eine Prepaid-Karte erhalten.
• Banken und Finanzdienstleister: Einige Banken bieten Prepaid-Tankkarten als Teil ihres Benefits-Portfolios an.
• Mobilitätsanbieter: Neue Anbieter ermöglichen flexible Mobilitätsbudgets, die auch für das Tanken genutzt werden können.

Ablauf: So funktioniert der Tankgutschein für Unternehmen

1. Bedarf ermitteln: Unternehmen entscheiden, ob und wie viele Mitarbeiter sie mit Tankgutscheinen ausstatten möchten.
2. Anbieter auswählen: Es werden passende Tankstellenketten oder Benefit-Anbieter ausgewählt.
3. Gutscheine erwerben: Die Gutscheine werden monatlich in der passenden Höhe erworben.
4. Ausgabe an Mitarbeiter: Die Gutscheine werden im selben Monat an die Mitarbeiter ausgegeben und der Vorgang dokumentiert.
5. Einlösung: Mitarbeiter können die Gutscheine bei den jeweiligen Tankstellen einlösen.

Steuerliche Aspekte und rechtliche Rahmenbedingungen

Die steuerliche Behandlung von Tankgutscheinen ist klar geregelt:

• Freigrenze: Bis zu 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter sind steuer- und sozialabgabenfrei.
• Dokumentation: Die Ausgabe muss dokumentiert werden, um die steuerliche Begünstigung zu sichern.
• Keine Rückwirkung: Gutscheine dürfen nicht rückwirkend oder vorzeitig ausgegeben werden.
• Nur für Kraftstoff: Sachbezugskarten dürfen nur für Kraftstoffkäufe genutzt werden, wenn die Steuerfreiheit erhalten bleiben soll.

Alternativen zum Tankgutschein

Für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter flexibler unterstützen möchten oder viele Beschäftigte ohne Auto haben, gibt es Alternativen:

• Mobilitätsbudgets: Flexible Guthaben, die für ÖPNV, Sharing-Dienste, Fahrräder und auch Tanken genutzt werden können.
• Gutscheinkarten: Digitale Karten, die neben Tankstellen auch Supermärkte und andere Geschäfte abdecken.
• Jobtickets: Zuschüsse zu öffentlichen Verkehrsmitteln.
• Fahrradleasing: Unterstützung für Fahrräder und E-Bikes.

Praxisbeispiele und Erfahrungen

Viele Unternehmen setzen bereits erfolgreich Tankgutscheine ein:

• Kleine und mittlere Unternehmen: Nutzen oft klassische Tankgutscheine, um ihre Belegschaft ohne großen Verwaltungsaufwand zu unterstützen.
• Großunternehmen: Setzen auf digitale Plattformen und Prepaid-Karten, um die Verwaltung zu vereinfachen und Mitarbeitern mehr Flexibilität zu bieten.
• Regionale Unterschiede: Im ländlichen Raum sind Tankgutscheine besonders beliebt, da viele auf das Auto angewiesen sind.

Wie finde ich den passenden Anbieter?

Um den passenden Anbieter für Tankgutscheine zu finden, können Unternehmen folgende Schritte gehen:

1. Bedarf definieren: Wie viele Mitarbeiter sollen profitieren? Welche Flexibilität ist gewünscht?
2. Anbieter vergleichen: Verschiedene Anbieter bieten unterschiedliche Modelle – von klassischen Gutscheinen bis zu digitalen Plattformen.
3. Angebote einholen: Viele Anbieter erstellen individuelle Angebote auf Basis der Unternehmensgröße und des Bedarfs.
4. Umsetzung starten: Nach Auswahl des Anbieters werden die Gutscheine monatlich ausgegeben und die Dokumentation sichergestellt.

Fazit

Tankgutscheine sind ein attraktives und flexibles Instrument, um Mitarbeiter finanziell zu entlasten und die Arbeitgebermarke zu stärken. Sie bieten sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber zahlreiche Vorteile, insbesondere durch die steuerliche Begünstigung und die einfache Umsetzung.

Mit der richtigen Auswahl des Anbieters und einer sorgfältigen Dokumentation lassen sich Tankgutscheine effizient und rechtssicher einsetzen. Für Unternehmen, die ihre Mitarbeiter flexibler unterstützen möchten, bieten sich zudem Mobilitätsbudgets und digitale Gutscheinkarten als moderne Alternativen an.

Weiterführende Tipps

• Regelmäßige Kommunikation: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter transparent über die neuen Benefits.
• Flexibilität prüfen: Überlegen Sie, ob digitale Plattformen oder Mobilitätsbudgets besser zu Ihrem Unternehmen passen.
• Dokumentation nicht vergessen: Halten Sie die Ausgabe der Gutscheine sorgfältig fest, um die steuerliche Anerkennung zu sichern.
• Feedback einholen: Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach ihren Wünschen und Erfahrungen, um das Angebot kontinuierlich zu verbessern.

Tankgutscheine sind mehr als nur ein kleines Extra: Sie sind ein effektives Mittel zur Mitarbeiterbindung, zur Kostensenkung und zur Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber. In Zeiten steigender Lebenshaltungskosten und Fachkräftemangel lohnt es sich, dieses Benefit gezielt einzusetzen.