Sind Sie als Selbstständiger oder Freiberufler auf die neue E-Rechnungspflicht vorbereitet und wissen genau, was sich ab wann für Ihre Rechnungsstellung ändert?
Die Digitalisierung schreitet in Deutschland weiter voran – und mit ihr verändern sich auch die Anforderungen an Selbstständige und Freiberufler im Bereich der Rechnungsstellung. Mit dem Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 stehen zahlreiche Unternehmer vor neuen rechtlichen, technischen und organisatorischen Herausforderungen.
Dieser Artikel beleuchtet umfassend die Hintergründe, gesetzlichen Regelungen, Ausnahmen, technische Anforderungen und die praktische Umsetzung der E-Rechnungspflicht für Selbstständige und Freiberufler.
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Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ist Teil der Digitalisierungsstrategie der Bundesregierung. Ziel ist es, die Effizienz im Rechnungswesen zu erhöhen, Prozesse zu vereinfachen und Fehlerquellen zu minimieren.
Durch die medienbruchfreie Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen lassen sich erhebliche Einsparpotenziale realisieren. Die E-Rechnung ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung, wodurch doppelte Arbeitsschritte und manuelle Fehler vermieden werden.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein per E-Mail versandtes PDF-Dokument, sondern eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Nur so kann sie automatisiert verarbeitet werden. Gängige Formate sind beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD. Diese Formate basieren auf XML und erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931.
Wichtige Merkmale der E-Rechnung:
- Vollständig digitaler Prozess von der Erstellung bis zur Archivierung
- Strukturiertes, maschinenlesbares Format (kein reines PDF)
- Möglichkeit zur automatisierten Verarbeitung in Buchhaltungssystemen
- Enthält alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG
Gesetzlicher Rahmen: Wer ist betroffen?
Mit dem sogenannten Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich (Geschäfte zwischen Unternehmen) ab dem 1. Januar 2025 eingeführt. Sie gilt für alle inländischen Unternehmer, also auch für Selbstständige und Freiberufler, die Leistungen an andere Unternehmen erbringen.
Kernpunkte:
- Ab 2025 müssen alle Unternehmer und Selbstständigen E-Rechnungen empfangen können.
- Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen greift schrittweise: Ab 2027 (bei >800.000 € Jahresumsatz) und spätestens ab 2028 müssen alle betroffenen Unternehmer E-Rechnungen auch verpflichtend ausstellen.
- Die Pflicht gilt nur für B2B-Umsätze (Geschäfte zwischen Unternehmen im Inland).
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Nicht jede Rechnung fällt unter die E-Rechnungspflicht. Es gibt wichtige Ausnahmen, die insbesondere für Selbstständige und Freiberufler relevant sind:
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Kleinunternehmer sind grundsätzlich von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit, sofern sie nicht an öffentliche Auftraggeber fakturieren.
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro können weiterhin in beliebiger Form (z. B. Papier, PDF) ausgestellt werden.
- B2C-Geschäfte: Bei Rechnungen an Privatpersonen besteht keine Pflicht zur E-Rechnung.
- Steuerfreie Leistungen: Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (z. B. bestimmte Finanzdienstleistungen, Grundstücksvermietungen), sind von der Pflicht ausgenommen.
- Fahrausweise: Für Fahrausweise, die als Rechnung gelten, ist keine E-Rechnung erforderlich.
- Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind: Zum Beispiel viele Vereine oder staatliche Einrichtungen.
Übergangsregelungen und Fristen
Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt gestaffelt, um Unternehmen ausreichend Zeit zur Umstellung zu geben:
| Zeitraum | Pflicht zum Empfang | Pflicht zur Ausstellung |
|---|---|---|
| Ab 01.01.2025 | Ja | Noch nicht verpflichtend für alle |
| Ab 01.01.2027 | Ja | Verpflichtend für Unternehmen mit >800.000 € Jahresumsatz |
| Ab 01.01.2028 | Ja | Verpflichtend für alle Unternehmen |
Wichtig: Bereits ab 2025 müssen alle Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Technische Anforderungen und Formate
Die E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen. Die beiden wichtigsten Formate sind:
- XRechnung: Das Standardformat für den öffentlichen Sektor in Deutschland, basiert auf XML.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein menschenlesbares PDF enthält.
Ein einfaches PDF-Dokument gilt ab 2025 nicht mehr als E-Rechnung! Es handelt sich dann um eine „sonstige Rechnung“, die nicht mehr für den Vorsteuerabzug genutzt werden darf, wenn eine E-Rechnung vorgeschrieben ist.
Praktische Umsetzung: Was müssen Selbstständige und Freiberufler tun?
A. Vorbereitung und Umstellung der Prozesse
- Prüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware: Die Software muss E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen, empfangen und archivieren können.
- Schulung und Information: Machen Sie sich mit den neuen Prozessen vertraut und schulen Sie ggf. Mitarbeiter.
- Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten über die Umstellung und klären Sie technische Details.
B. Erstellung und Versand von E-Rechnungen
- Nutzen Sie eine geeignete Buchhaltungssoftware oder einen E-Rechnungs-Dienstleister.
- Stellen Sie sicher, dass alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten sind (z. B. Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung).
- Versenden Sie die E-Rechnung im strukturierten Format (z. B. per E-Mail mit XML-Anhang oder über ein E-Rechnungsportal).
C. Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen
- Richten Sie einen Prozess ein, um E-Rechnungen empfangen und automatisiert verbuchen zu können.
- Prüfen Sie die Authentizität und Integrität der eingehenden Rechnungen.
- Archivieren Sie E-Rechnungen GoBD-konform für mindestens acht Jahre elektronisch.
Vorteile und Herausforderungen der E-Rechnung
Vorteile:
- Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und Kosten
- Reduzierung von Fehlerquellen durch Wegfall manueller Übertragungen
- Schnellere Zahlungsabwicklung
- Verbesserte Nachvollziehbarkeit und Archivierung
Herausforderungen:
- Umstellung der internen Prozesse und IT-Infrastruktur
- Schulungsbedarf für Mitarbeiter
- Investition in geeignete Softwarelösungen
Besondere Regelungen für Kleinunternehmer und Freiberufler
Kleinunternehmer und viele Freiberufler sind in der Regel von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit, sofern sie nicht an öffentliche Auftraggeber fakturieren. Für die Rechnungsstellung an Unternehmen im privaten Sektor oder an Endverbraucher können sie weiterhin klassische Papierrechnungen oder PDFs verwenden.
Achtung: Wer jedoch regelmäßig mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeitet, muss bereits seit November 2020 E-Rechnungen im Format XRechnung ausstellen.
Rechtssichere Archivierung und Datenschutz
Die E-Rechnung muss mindestens acht Jahre lang elektronisch archiviert werden. Ein Ausdruck und die Ablage in Papierform reichen nicht aus. Die Archivierung muss GoBD-konform erfolgen, also unveränderbar, vollständig und jederzeit verfügbar.
Auch der Datenschutz spielt eine wichtige Rolle: Personenbezogene Daten müssen gemäß DSGVO geschützt werden. Die Übermittlung sollte daher möglichst verschlüsselt erfolgen.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF allein erfüllt ab 2025 nicht mehr die Anforderungen an eine E-Rechnung.
Wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung?
Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen ab 2025, mit gestaffelter Pflicht zur Ausstellung bis spätestens 2028.
Gibt es Ausnahmen?
Ja, für Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen, B2C-Geschäfte, steuerfreie Leistungen und Fahrausweise.
Was passiert bei Verstößen?
Wer keine ordnungsgemäße E-Rechnung ausstellt, riskiert den Verlust des Vorsteuerabzugs für den Rechnungsempfänger und mögliche Sanktionen durch die Finanzverwaltung.
Fazit: Jetzt handeln und Vorteile nutzen
Die E-Rechnungspflicht ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im deutschen Rechnungswesen. Für Selbstständige und Freiberufler bedeutet sie zunächst eine Umstellung, bietet aber auch zahlreiche Chancen: Wer die neuen Anforderungen frühzeitig umsetzt, profitiert von automatisierten Prozessen, geringeren Kosten und einer modernen, zukunftssicheren Buchhaltung.
Empfehlung: Prüfen Sie Ihre bestehenden Prozesse, investieren Sie in geeignete Software und nutzen Sie die Übergangsfristen, um sich optimal auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten.
Kurzübersicht: Was Selbstständige & Freiberufler jetzt tun sollten
- Prüfen, ob Sie von der Pflicht betroffen sind (B2B-Geschäfte, öffentliche Auftraggeber)
- Geeignete Buchhaltungssoftware auswählen oder aktualisieren
- Prozesse für den Empfang, die Erstellung und Archivierung von E-Rechnungen einrichten
- Geschäftspartner informieren und auf die Umstellung vorbereiten
- Übergangsfristen nutzen und rechtzeitig umstellen
Mit einer guten Vorbereitung wird die E-Rechnung zur Chance für mehr Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit im digitalen Zeitalter.