Waren ins Ausland verkaufen – Umsatzsteuer erklärt

Möchten Sie Waren ins Ausland verkaufen und fragen sich, wie die Umsatzsteuer dabei funktioniert? Erfahren Sie, was bei Exporten steuerlich zu beachten ist.

Der internationale Handel ist für viele Unternehmen ein wichtiger Wachstumsfaktor. Doch wer Waren ins Ausland verkauft, sieht sich schnell mit komplexen umsatzsteuerlichen Regelungen konfrontiert.

Dieser umfassende Artikel beleuchtet die wichtigsten Grundsätze, Unterschiede und Fallstricke beim Verkauf von Waren ins Ausland – sowohl innerhalb der EU als auch in Drittländer. Der Fokus liegt dabei auf der Umsatzsteuer und ihrer praktischen Handhabung.

Grundbegriffe: Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer und Export

Die Umsatzsteuer – häufig auch als Mehrwertsteuer bezeichnet – ist eine Verbrauchssteuer, die grundsätzlich auf nahezu alle Warenlieferungen und Dienstleistungen in Deutschland erhoben wird. Unternehmen führen die vereinnahmte Umsatzsteuer an das Finanzamt ab und können im Gegenzug die gezahlte Vorsteuer geltend machen. Beim Verkauf ins Ausland gelten jedoch abweichende Regelungen, die sich vor allem nach dem Sitz des Kunden und dem Bestimmungsland der Ware richten.

Unterscheidung: Innerhalb der EU oder in Drittländer?

Zunächst ist zu klären, ob die Ware innerhalb der Europäischen Union (EU) oder in ein Drittland – also ein Land außerhalb der EU – geliefert wird. Die umsatzsteuerlichen Konsequenzen unterscheiden sich grundlegend:

• Innerhalb der EU: Es gelten die Vorschriften zum innergemeinschaftlichen Warenverkehr.
• In Drittländer: Es greifen die Regeln für Ausfuhrlieferungen.

Verkauf innerhalb der EU

a) Verkauf an Unternehmen (B2B)

Liefern Sie als deutscher Unternehmer Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat, spricht man von einer innergemeinschaftlichen Lieferung. Diese ist unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit:

• Beide Unternehmen müssen über eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) verfügen.
• Die Ware muss tatsächlich in das andere EU-Land gelangen.
• Die Lieferung muss in der Umsatzsteuervoranmeldung und in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) gemeldet werden.

Wichtig: Die Rechnung wird netto, also ohne deutsche Umsatzsteuer, ausgestellt. Der Empfänger muss die Ware in seinem Land versteuern (Reverse-Charge-Verfahren).

Beispiel:
Die Müller GmbH verkauft Maschinen an die Firma Rossi S.p.A. in Italien. Beide Unternehmen haben eine gültige USt-IdNr. Die Rechnung wird ohne deutsche Umsatzsteuer ausgestellt. Rossi S.p.A. versteuert den Erwerb in Italien und kann die Steuer als Vorsteuer abziehen.

b) Verkauf an Privatpersonen (B2C)

Beim Verkauf an Privatkunden in andere EU-Länder ist die Sachlage komplexer. Entscheidend ist, ob der Jahresumsatz mit Privatkunden im EU-Ausland den Schwellenwert von 10.000 Euro überschreitet:

• Umsatz unter 10.000 Euro: Die deutsche Umsatzsteuer wird berechnet und abgeführt. Die Ware wird wie ein Inlandsgeschäft behandelt.
• Umsatz über 10.000 Euro: Es gilt das Bestimmungslandprinzip. Sie müssen die Umsatzsteuer des Ziellandes berechnen und dort abführen. Dies geschieht über das sogenannte One-Stop-Shop-Verfahren (OSS), das eine Registrierung in jedem einzelnen EU-Land überflüssig macht.

Beispiel:
Ein Onlineshop aus Deutschland verkauft im Jahr Waren im Wert von 15.000 Euro an Privatkunden in Frankreich. Ab Überschreiten der 10.000-Euro-Grenze muss der Shop die französische Umsatzsteuer berechnen und über das OSS-Verfahren abführen.

Wichtig: Die Lieferschwellen wurden 2021 EU-weit vereinheitlicht. Zuvor galten länderspezifische Schwellenwerte, heute ist die 10.000-Euro-Grenze maßgeblich.

Verkauf in Drittländer (außerhalb der EU)

a) Verkauf an Unternehmen und Privatpersonen

Liefern Sie Waren in ein Nicht-EU-Land (z.B. Schweiz, USA, Großbritannien), spricht man von einer Ausfuhrlieferung. Diese ist grundsätzlich von der deutschen Umsatzsteuer befreit, unabhängig davon, ob der Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist.

Voraussetzungen für die Steuerbefreiung:

• Die Ware muss tatsächlich ins Drittland ausgeführt werden.
• Die Ausfuhr muss mit entsprechenden Belegen nachgewiesen werden (z.B. Ausfuhrnachweis, Zollpapiere).
• Die Lieferung muss in der Umsatzsteuervoranmeldung als steuerfreie Ausfuhrlieferung angegeben werden.

Beispiel:
Die Müller GmbH liefert Maschinen an einen Kunden in den USA. Die Rechnung wird netto ausgestellt, die Ware verlässt nachweislich die EU. Die Lieferung ist von der deutschen Umsatzsteuer befreit.

Achtung: Im Bestimmungsland können Einfuhrumsatzsteuer und ggf. Zölle anfallen, die in der Regel vom Empfänger zu tragen sind.

Rechnungsstellung: Was muss auf die Rechnung?

Die korrekte Rechnungsstellung ist entscheidend für die Steuerbefreiung und die Anerkennung durch das Finanzamt.

a) Innergemeinschaftliche Lieferung (B2B, EU)

• Name und Anschrift von Lieferant und Empfänger
• Eigene und ausländische USt-IdNr.
• Hinweis auf Steuerbefreiung: z.B. „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1b UStG“
• Netto-Betrag (keine Umsatzsteuer ausweisen)

b) Lieferung an Privatpersonen (EU, B2C)

• Bis 10.000 Euro Jahresumsatz: deutsche Umsatzsteuer ausweisen
• Über 10.000 Euro: Umsatzsteuer des Ziellandes ausweisen, Hinweis auf OSS-Verfahren

c) Ausfuhrlieferung (Drittland)

• Name und Anschrift von Lieferant und Empfänger
• Hinweis auf Steuerbefreiung: z.B. „Steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß § 4 Nr. 1a UStG“
• Netto-Betrag (keine Umsatzsteuer ausweisen)
• Ausfuhrnachweis aufbewahren

Besondere Verfahren: OSS und Reverse Charge

a) One-Stop-Shop (OSS)

Das OSS-Verfahren vereinfacht die Umsatzsteuerabwicklung für grenzüberschreitende B2C-Lieferungen innerhalb der EU. Unternehmen melden alle relevanten Umsätze zentral beim Bundeszentralamt für Steuern und führen die Umsatzsteuer der jeweiligen EU-Länder gesammelt ab.

b) Reverse-Charge-Verfahren

Beim Verkauf an Unternehmen im EU-Ausland (B2B) schuldet der Empfänger die Umsatzsteuer im eigenen Land. Dies wird als Reverse-Charge bezeichnet und muss auf der Rechnung vermerkt werden.

Einfuhrumsatzsteuer und Zoll

Waren, die aus Drittländern nach Deutschland oder in die EU eingeführt werden, unterliegen der Einfuhrumsatzsteuer. Diese wird in der Regel vom Importeur gezahlt und kann als Vorsteuer geltend gemacht werden, sofern dieser zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Praktische Tipps und häufige Fehler

• USt-IdNr. prüfen: Vor jedem B2B-Geschäft im EU-Ausland sollte die Gültigkeit der USt-IdNr. des Geschäftspartners überprüft werden.
• Dokumentationspflichten: Für steuerfreie Lieferungen sind Nachweise über den Warenversand und die Ausfuhr essentiell.
• OSS nutzen: Bei B2C-Lieferungen in mehrere EU-Länder vereinfacht das OSS-Verfahren die Steuerabwicklung erheblich.
• Rechnungsstellung: Fehlerhafte Rechnungen können zum Verlust der Steuerbefreiung führen. Sorgfalt ist hier unerlässlich.
• Kleinunternehmerregelung: Für Kleinunternehmer gelten besondere Regeln, insbesondere bei der Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens.

Fallbeispiele

Beispiel 1: B2B-Lieferung nach Frankreich

Die Müller GmbH verkauft Maschinen an die Dupont SARL in Frankreich. Beide Unternehmen haben eine gültige USt-IdNr. Die Müller GmbH stellt eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und vermerkt den Hinweis auf die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Dupont SARL versteuert den Erwerb in Frankreich.

Beispiel 2: B2C-Lieferung nach Italien (unter 10.000 Euro)

Ein deutscher Onlinehändler verkauft Waren im Wert von 8.000 Euro an Privatkunden in Italien. Die deutsche Umsatzsteuer wird berechnet und abgeführt.

Beispiel 3: B2C-Lieferung nach Spanien (über 10.000 Euro)

Im Folgejahr steigt der Umsatz mit Privatkunden in Spanien auf 12.000 Euro. Ab Überschreiten der Schwelle muss der Händler die spanische Umsatzsteuer berechnen und über das OSS-Verfahren abführen.

Beispiel 4: Ausfuhr in die Schweiz

Die Müller GmbH verkauft Waren an einen Kunden in der Schweiz. Die Rechnung wird netto ausgestellt, die Ausfuhr wird durch Zollpapiere belegt. Die Lieferung ist von der deutschen Umsatzsteuer befreit. Der Schweizer Kunde zahlt Einfuhrumsatzsteuer und ggf. Zoll.

Fazit

Der Verkauf von Waren ins Ausland ist mit spezifischen umsatzsteuerlichen Anforderungen verbunden. Entscheidend ist die Unterscheidung, ob es sich um eine Lieferung innerhalb der EU oder in ein Drittland handelt und ob der Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson ist.

Während innergemeinschaftliche B2B-Lieferungen in der Regel steuerfrei sind, müssen bei B2C-Lieferungen die Umsatzsteuerregelungen des Ziellandes beachtet werden – insbesondere seit Einführung des OSS-Verfahrens.

Für Ausfuhren in Drittländer gilt die Steuerbefreiung, sofern die Ausfuhr nachgewiesen wird. Sorgfältige Dokumentation, korrekte Rechnungsstellung und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sind unerlässlich, um steuerliche Risiken zu vermeiden.

Tipp: Bei Unsicherheiten empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater oder die Nutzung von spezialisierten Softwarelösungen, um die Umsatzsteuer im internationalen Handel rechtssicher abzuwickeln.